Dertig jaar lang de motor achter de ledenadministratie

Leden inschrijven, afmeldingen verwerken, contributiecodes goedzetten, vragen beantwoorden en zorgen dat alles klopte. Mario van ’t Erve deed het ruim dertig jaar lang. Als ledenadministrateur was hij voor velen hét aanspreekpunt van Voorwaarts Volleybal. Hij was niet op de voorgrond, maar wel onmisbaar. “Ik heb het altijd met plezier gedaan,” zegt Mario. “Zeker als je iemand kon helpen zodat ze gewoon konden spelen, dat gaf voldoening.”

Soms kwamen afmeldingen letterlijk binnen op een bierviltje. “Bij het Vierhofstedentoernooi (nu Twellolands) wilde iemand zich afmelden,” herinnert Mario zich. “Ik gaf aan dat die persoon het even op papier moest zetten. Toen kreeg ik een bierviltje in mijn hand. Dat is me altijd nog bijgebleven en dat zijn mooie verhalen voor nu. Dat is in deze tijd namelijk niet meer te bedenken. Nu gaat alles digitaal.”

“Ik vond het contact met leden altijd het leukst”

Voor Mario draaide zijn vrijwilligerswerk uiteindelijk om mensen. “Het administratieve werk is nodig, maar het leukst vond ik de interactie,” geeft hij aan. “Je hebt contact met ouders, trainers, leden zelf, het bestuur en soms de bond. Je bent een soort schakel in het geheel, en dat voelt waardevol.”

En dat contact is er nog steeds, alleen in een andere vorm. “Waar je vroeger iemand even aansprak in de kantine, komt er nu een mail of een appje,” zegt Mario. “Maar je blijft betrokken. En als je ergens al zo lang mee bezig bent, dan weten mensen je ook echt te vinden.”

Zelf naar het kantoor van de volleybalbond in Zutphen

Toen Mario begon, stond alles nog in een zelfgemaakte Excel-lijst. Nieuwe leden stuurden formulieren in en die moesten vervolgens naar de bond. “Ik bracht ze liever zelf weg,” vertelt hij. “Het bondskantoor zat in Zutphen, waar ik voor m’n werk vaak toch al was. Dan reed ik gewoon even langs. Dat ging sneller en ik wist zeker dat het goed terechtkwam.”

Doordat Voorwaarts overstapte op Sportlink werd alles efficiënter. “Aanmeldingen, wijzigingen, overschrijvingen: het kon ineens digitaal,” legt Mario uit. “Voor iedereen beter bij te houden, maar je moet wel scherp blijven. Eén foutje en iemand staat ineens niet op een wedstrijdformulier of betaalt de verkeerde contributie.”

“Tijdens vakanties checkte ik wel mijn mail”

De zomermaanden zijn volgens Mario de drukste tijd voor ledenadministratie. “Dan komen alle wijzigingen binnen. Nieuwe leden, afmeldingen, teamindelingen. Je moet echt opletten dat je niets mist.” Toch bleef hij bereikbaar. “Ik keek af en toe op m’n laptop om te zien of er iets belangrijks was,” vertelt hij. “En als het niet anders kon, ving iemand een ander lid het tijdelijk op. Samen kom je er altijd uit.”

Nieuwe vrijwilligers hebben zich al gemeld

Inmiddels heeft Mario zijn werk overgedragen aan Diana en Remco. Zij nemen de ledenadministratie nu samen op zich. Mario blijft de komende tijd nog wel een vraagbaak. “Ik vind het mooi dat ze het hebben opgepakt,” zegt hij. “Ze kijken er fris naar, verdelen het werk en stellen goede vragen. Ik help ze af en toe nog even, maar ze pakken het heel zelfstandig op. Het is goed voor de vereniging dat er weer nieuwe mensen met ideeën en energie instappen.”

Dat de ledenadministratie nu door twee mensen wordt gedaan, vindt Mario een verbetering. “Je kunt overleggen, even checken bij elkaar. Dat maakt het werk lichter én leuker.”

“Zonder vrijwilligers gebeurt er gewoon niks”

Wat hem dreef om dit zolang te doen? Daar hoeft Mario niet lang over na te denken. “Je doet het omdat je onderdeel wilt zijn van de club,” zegt hij. “Je hoeft geen voorzitter te zijn of op een podium te staan. Je kunt op jouw manier bijdragen. Dat is vrijwilligerswerk: je pakt iets op dat bij je past.”

Voor hem was dat de administratie. Voor anderen kan dat iets heel anders zijn. “Zolang iedereen iets doet, hoeft niemand alles te doen,” vindt Mario. “Dat is waar een vereniging op draait.”